Elektronikus számlázás szabályai

Tisztelt Kollégák! Kérdésként merült fel a fórum oldalon az elektromos számlázás. A fórumra nagyobb cikk nem fér fel, ezért itt írunk többet a témáról. Az elektronikus számlázásban inkább csak befogadó vagyok,, így kerestem egy cikket, ami részletesen foglalkozik a számlázással, és talán nem túl bonyolult. Az elektronikus számlák egyre inkább kezdenek elterjedni a gazdaságban. Számos félreértés, nem megfelelő gyakorlat kialakítása mellett megfigyelhető azonban fejlődés abban, miként tekintünk az elektronikus számlára. Aki a közszolgáltatóktól kizárólag elektronikus számlát kap, hamar ráébred a megoldás egyszerűségére, könnyen kezelhetőségére. Ha egy korábbi számlára van szükségünk, elegendő a webfelületen csupán néhány kattintással megnyitni az adott számlát, nem kell a papírok közül előkeresni. Az elektronikus számlának azonban nem ez az egyetlen előnye. A társaságok esetében az elektronikus számlák más jellemzőit tekinthetjük lényegesebbeknek, a számla előkeresésére fordított idő nem jelenik meg ezek között, bár akár alapvető szempont is lehet egy havonta több ezer számlát kiállító társaság esetében. Sokkal fontosabb a költségek csökkentése, az ügyviteli folyamatok racionalizálása, a hibák számának a csökkentése. Az elektronikus számla éppen a digitális megjelenésével teszi lehetővé a gyors kommunikációt, adattovábbítást. Mindezt pedig olyan módon, hogy a bizonylat a kommunikáció és feldolgozás során mindvégig hiteles marad. Az elektronikus számla hátrányaként szokás emlegetni azokat a tulajdonságokat, amelyek éppen a digitális megjelenésből fakadnak: nincs kézzelfogható bizonylat, melyre könnyen lehet különböző feldolgozási adatokat rögzíteni, nem lehet a papír alapú számlákhoz hasonlóan lefűzve egy mappában tárolni. Az elektronikus számla magával hoz ugyanakkor egy új dokumentumkezelést és egy új szemléletet. E változás nem jelenik meg ugyanakkor azoknál a társaságoknál, amelyek csupán egy-két elektronikus számlát fogadnak be vagy állítanak ki. Jelentős áttörést akkor tapasztalhatunk, ha az elektronikus számla jobban elterjed egy-egy gazdasági környezetben és a társaságon belül is. A technikai és technológiai fejlődés nemcsak abban jelenik meg, hogy egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek meg és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatja. Ezzel párhuzamosan a jogszabályi környezet ugyancsak folyamatosan fejlődik, melynek során az elektronikus számla liberalizációja és az adatok adóhivatali ellenőrzésre történő egységes formába öntése egyszerre jelenik meg. Cikkünk összefoglalja azokat a követelményeket, melyek az elektronikus számlázással kapcsolatban felmerülhetnek. Az elektronikus számlákat jellemzően számítógépes számlázó rendszerből állítják elő, ezért ebben a témakörben is fontos kiemelni azokat a követelményeket, illetve azok változásait, melyek a számla formátumától függetlenül minden számlázó rendszer esetében megjelennek. 1. Mi is az elektronikus számla? Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 169. §-a alapján elektronikus számla olyan dokumentum, mely tartalmazza a jogszabály által előírt adatokat és elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. A hatályos szabályozás alapján két időpillanatban kell megvizsgálnunk a dokumentumot: az elküldéskor és a befogadáskor. Amennyiben e két időpillanatban elektronikus dokumentumot látunk, akkor elektronikus számlázásnak minősül a választott megoldás. Nem szükséges tehát, hogy a számla a kiállításakor bizonyos technikai, technológiai követelményeknek megfeleljen, technológiától függetlenül beszélhetünk ugyanis az elektronikus számláról. Annak eldöntése, hogy a fenti fogalmi meghatározás alapján milyen okirat minősül elektronikus számlának, egyedi elemzést igényel. Pont ez a lényege az alábbiakban részletezett 2013-as változásoknak: a számlakiállításra kötelezettre és a számla befogadójára bízza a megfelelő módszer és technika kialakítását. Ugyanakkor e körben nem csupán az áfatörvényt szükséges szem előtt tartanunk, hanem egyéb más jogszabályi kapcsolatokat is. Így például egy elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül, e-mailben elküldött PDF-dokumentum is elektronikus formában megjelenő számlának minősül, bár nem felel meg a jogszabályi követelményeknek. A jogszabály három alapkövetelményt említ meg, melyet minden elektronikus számlának teljesítenie kell. Ezek: − az eredet hitelessége, − az adattartalom sértetlensége, − az olvashatóság biztosítása. A PDF-dokumentum az eredet hitelességét és az olvashatóságot ebben az esetben még teljesíteni tudja, ugyanakkor az adattartalom sértetlenségét vizsgálva már nem lesz tökéletes megoldás. A mindenfajta védelem nélküli PDF-dokumentum ugyanolyan könnyen szerkeszthető, mint egy Word-dokumentum, csak a megfelelő programot kell megtalálnunk hozzá. 2013-tól nincs arra vonatkozó előírás, hogy elektronikus számlát milyen technikával lehet előállítani. (A 2012. deember 31-éig hatályos jogszabályi környezet alapján elektronikus számlát kizárólag legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, illetve EDI-rendszeren keresztül lehetett Magyarországon kiállítani. 2013-tól e két módszer példálózó jelleggel maradt az áfatörvényben, amelytől a két érintett fél szabadon eltérhet. A gyakorlatban azonban ritkán látunk arra vonatkozó példát, hogy a két üzleti fél alapvetően eltérne az elektronikus aláírás vagy az EDI-rendszer technikáitól. A két technológia ugyanis tökéletesen teljesíti a jogszabályi előírásokat és a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelettel [a továbbiakban: 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet] is teljes összhangban van. Ráadásul olyan technikákról beszélünk, melyek viszonylag nagy múltra tekintenek vissza Magyarországon. Az elektronikus számlázás 2004-es megjelenésétől ez a két technika jelenti ugyanis magát az elektronikus számlát. 2. Az elektronikus számla kiállítása Elöljáróban fontos kiemelni, hogy elektronikus számlát nem lehet minden befogadó részére és minden gazdasági esemény tekintetében kiállítani. A számlabefogadó hozzájárulása szükséges ugyanis az elektronikus számlázáshoz. A hozzájárulás megtörténhet írásban, szóban, de ráutaló magatartás formájában is. Ez utóbbinak tekinthető, amennyiben a számla befogadója az elektronikus számlát befogadja, nem emel kifogást ellene. Az EDI-rendszer esetében az áfatörvény írásbeli szerződést ír elő, tehát ebben az esetben a jogszabály köti írásbeliséghez a befogadó hozzájárulását. Mielőtt egy társaság nekivágna az elektronikus számlázásnak, nélkülözhetetlen annak felmérése, hogy a saját ügyfélkörét tekintve mennyire terjedt el az elektronikus számla, mekkora arányban fogadnak be számlákat elektronikus formában. Előfordulhat ugyanis, hogy az elektronikus számla inkább nehézséget jelent, mint az üzleti folyamatok egyszerűsítését. Az elektronikus számla tehát nem mindenkor alkalmazható eszköz, ahol érdemes ezzel élni, ott az előnyei gyorsan kitűnhetnek. A jelenleg legelterjedtebb elektronikus számlázási módszerek a PKI (elektronikus aláírással ellátott számla) és az EDI technológiáját (zárt adatcsererendszer) jelentik. Ezek a rendszerek alapvetően eltérő számlázási megoldásokat jelentenek. Az egyetlen közös pont, hogy mindkettő olyan elektronikus dokumentumot állít elő, amely megfelel a jogszabályi feltételeknek. A két rendszer kialakításának módja és a bennük rejlő lehetőségek alapvetően eltérnek egymástól. Teljesen más szektorban és számlakibocsátó-számlabefogadó viszonyban lehet használni a PKI-alapú számlát, mint az EDI számlázási megoldásokat. A PKI-alapú számlázásnál általában fontos elem a számla képi megjelenítése, laikus számára is könnyű értelmezhetősége. Az EDI-rendszernél ezek a szempontok nem lényegesek, mivel számítógépes feldolgozásra van kiélezve a megoldás. A fentiekből eredően a PKI-alapú számlázási megoldást elsősorban akkor érdemes használni, amikor a számlabefogadók magánszemélyek vagy a kkv szektor. Az EDI-rendszer előnyeit pedig leginkább nagyvállalati környezetben lehet élvezni, amikor a számlán kívül nagyszámú egyéb üzleti üzenetküldésre kerül sor automatizáltan. Ebből következik, hogy a PKI-alapú számlázásban inkább a számlakibocsátók, az EDI-alapú számlázásban pedig a számlabefogadók érdekeltek. Alapvetően igaz, hogy a két megoldás nem átjárható. Tehát egy PKI-ban kibocsátott számlát nem módosíthatunk EDI-rendszerben és ugyanez igaz fordítva is. Például ha egy EDI-számlát hibásan bocsátanak ki, akkor nem lehet egyértelműen PKI-rendszerű számlával módosítani. Erre már a rendszer kialakítása miatt sincs lehetőség. Az EDI-szerződésben szabályozni kell minden olyan kivételes esetet, amikor nem az EDI-rendszer keretein belül áll elő egy bizonylat. Az EDI-szerződés ugyanis kötöttséget jelent. Amennyiben a két fél ezt a számlázási módot választja, akkor nem térhetnek el ettől. A kivételes számlázási módokat az EDI-szerződésben szükséges egyértelművé tenni. A PKI-rendszer ugyanakkor nem tartalmaz ilyen jellegű kötöttséget. Nem jelent problémát PKI-rendszerben kibocsátott számlának papír alapú számlával történő módosítása. A PKI-ról az EDI-re történő áttéréshez azonban szerződés szükséges. 3. Az elektronikus számla befogadása Az elektronikus számlázásnak nemcsak a kibocsátása, hanem a befogadása is felvet kérdéseket, illetve sokszor nagy kihívás elé állítja a számla befogadóját. Az elektronikus számla befogadása kapcsán általában két problémája szokott felmerülni: a számla hosszú távú megőrzése, valamint az elektronikus számla kontírozása. Viszonylag kevés jogszabályi előírással találkozunk az elektronikus számla befogadására, feldolgozására vonatkozóan. Alapvetően a számla befogadójának a feladata kialakítani olyan belső ügyviteli rendszert vagy megoldást, melyen keresztül a számlák ellenőrzése, feldolgozása megtörténik. A számla befogadója dönti el például azt is, hogy az elektronikus számlát elektronikus formában vagy papíralapon szeretné feldolgozni. Arra is lehetőség van például, hogy a feldolgozás során az elektronikus számlákat kinyomtassák, a befogadási folyamatban különböző adatokkal lássák el. Azt is meg lehet tenni, hogy a feldolgozás során az elektronikus számla kinyomtatott képét ugyanúgy tárolják, mintha papír alapú számla lett volna. Gyakori az az elektronikusszámla-feldolgozási folyamat is, miszerint az elektronikusan megkapott számlát a társaság kinyomtatja, majd ellátja a megfelelő érkeztetési adatokkal, ezt követően digitalizálja (ahogy a papír alapú számlákat is) és a számla folytatja az útját az ügyviteli folyamatban. A fenti eljárás oka abban rejlik, hogy nem lehet minden ügyviteli rendszert felkészíteni nagyon eltérő fájlformátum kezelésére, így a kinyomtatás és a digitalizálás egységes formátumban jeleníti meg az elektronikus számla kinyomtatott képét. Fontos ugyanakkor hangsúlyozni, hogy bizonyító erővel egyedül az elektronikus számla rendelkezik, tehát hiteles dokumentumként az elektronikus számlát kell megőrizni, függetlenül a fenti megoldásoktól, kiemelt szerepe van tehát az archiválásnak. Az elektronikus számlák technikája meghatározza, hogy kinek lesz kedvezőbb az elektronikus számlázás bevezetése két partner viszonylatában. – A PKI-alapú számlázás esetében inkább a számla kiállítója nyer többet, mivel egy elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla esetében nem feltétlenül szükséges újragondolnia a saját ügyviteli folyamatait. Több példa is mutatja, hogy az elektronikusan aláírt számla a papír alapú számlázási rendszerre épül, viszonylag kevés ponton szükséges tehát változtatásokat végrehajtani. A PKI-számla befogadója jellemzően manuális módon fogadja be az ilyen típusú elektronikus számlákat, tehát számára az elektronizáció nem jelent hatalmas előnyt. – Az EDI-rendszer esetében inkább az elektronikus számla befogadója élvezi a rendszer előnyeit, mivel a számlákat automatizáltan dolgozzák fel, nem szükséges a manuális beavatkozás. Bár a számla kiállítója számára is megjelennek a rendszer előnyei, azonban azok nem annyira kézzel¬foghatóak, mint a számlabefogadó esetében. 4. Számlaformátum, struktúra A magyar szabályozás nem terjed ki arra, hogy milyen formátumban és struktúrában jelenjen meg az elektronikus számla. A jogszabályi környezet tehát lényegében a két fél döntésére bízza a formátumok és struktúrák meghatározását. Ugyanakkor az ellenőrzés kapcsán fájltípusra, valamint 2015. július 1-jével fájlstruktúrára vonatkozóan találkozhatunk ilyen típusú előírással, melyet az elektronikus számlával kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségnek nevezünk. A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban: 23/2014. NGM rendelet) alapján az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalany köteles az adóhatóság részére elektronikus kimenetet és az adatok külső adathordozóra történő archiválását biztosítani. A kimenet formátumát és struktúráját is rögzíti a rendelet: a kimenet alapvetően XML-fájlt jelent. Amennyiben nem XML-formátumban történik a számla őrzése, akkor PDF-formátumban is elfogadható a fenti adatközlés. E szabály 2015. július 1-jén lépett hatályba. Az elektronikus számlákról történő adatszolgáltatásra vonatkozó rendeleti előírások szakítottak azzal a korábbi gyakorlattal, mely szerint az adóalanyra bízták az adatstruktúrát (kizárólag a fájlformátumot határozta meg a jogszabály). Ugyanakkor 2015. június 30-áig az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29) PM rendelet volt hatályban, így az ezen időpontig kibocsátott számlák esetén ezt a jogszabályt kell alkalmazni. 2015. július 1-jét követően azonban a 23/2014. NGM rendeletnek megfelelő adatstruktúráról kell gondoskodniuk az adózóknak, amennyiben XML-formátumban őrzik meg a számláikat. A képet összetettebbé teszi a 2016. január 1-jén hatályba lépett számlázóprogram adatexport-funkció kötelezettség. Ennek a szabályozásnak a lényege, hogy a 2016. január 1-je után kiállított számlák esetében a számlakiállításra kötelezettnek a jogszabályban meghatározott formátumban és struktúrában szükséges számlaadatot átadnia az ellenőrzés számára. Az adatexport formátuma és struktúrája megegyezik a fent említett elektronikus számla adatszolgáltatási formátumával és struktúrájával. Tegyük fel, hogy egy társaság kizárólag elektronikus számlát állít elő az egyik számlázó programjából, melyeket XML-formátumban őriz meg. Az ellenőrzés kötelezheti adózót az elektronikus számlákat érintő adatszolgáltatásra, valamint a számlázó programból történő adatexportra is. Az adatszolgáltatásnak és az adatexportnak a fájlformátuma XML, a struktúrája pedig megegyezik egymással, amennyiben 2016. január 1-jét követően kiállított elektronikus számláról beszélünk. Ugyanakkor a két XML-nek a forrása a jogszabály alapján különböző kell hogy legyen. Az adatszolgáltatásnak az archivált adatállományokból kell készülnie, míg az adatexportnak a számlázó programba épített funkció segítségével történik. Így, bár a kimenetnek – ideális esetben – ugyanannak kell lennie, az adatok forrása mégis különböző. Ha megvizsgáljuk az elektronikus számlázás európai gyakorlatát, akkor nem látunk egységes képet. Számtalan tagállami szabályozás van érvényben, melyek a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK tanácsi irányelv (a továbbiakban: Héa-irányelv) adta felhatalmazással élve, annak keretein belül határozzák meg az elektronikus számla kiállításának, befogadásának módszereit, az archiválást és az adóhivatali ellenőrzési eszközöket. A nemzeti sajátosságok a formátum, struktúra, valamint a megőrzés esetében erősek és sokszor nagyon eltérőek. Az elektronikus számlának ez a tagállami szintű egyedi kezelése azonban nem tűnik különösen hatékonynak, főleg akkor, ha egy társaságnak több tagország számlázási szabályait kell betartania. Az Európai Unió szintjén éppen ezért egységesítési, standardizálási szándék figyelhető meg. Az elektronikus számlázás standardizálásánál kell megemlíteni a közbeszerzési eljárásokat is. Az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról szóló 2014/55/EU parlamenti és tanácsi irányelv (a továbbiakban: 2014/55/EU irányelv) preambuluma leírja, hogy számos, az egész világra kiterjedő nemzeti, regionális és magáncélú elektronikus számlázási szabvány létezik, melyek egyike sem uralkodó, ugyanakkor nincs köztük átjárhatóság. Ez akadályozza az Unión belüli kereskedelmet, valamint a közbeszerzési eljárások hatékony lefolytatását. A 2014/55/EU irányelv nem a megoldást tartalmazza, hanem az elektronikus számlák struktúrájával kapcsolatos kereteket, alapvető elvárásokat írja le. A tagállamoknak 2018. november 27-éig kell megteremteniük azt a jogszabályi környezetet, amely a 2014/55/EU irányelvnek megfelel. Az elektronikus számlázásra vonatkozó európai szabványt azonban 2017-ig kell kidolgozniuk a tagországoknak. Fontos kiemelni ugyanakkor, hogy a 2014/55/EU irányelv nem érinti a Héa-irányelv elektronikus számlázással kapcsolatos rendelkezéseit. A közbeszerzési eljárásokon túlmenően is találhatunk további számlaadat standardot például a MOSS-rendszernél, ahol egy SAF-MOSS számlastruktúra került kialakításra. A SAF-MOSS egy XML-alapú adatközlési struktúra, mely nem kizárólag elektronikus számlákra vonatkozik. A fentiek alapján látható, hogy már jelenleg is vannak kötelező számlaformátumok és struktúrák, a jövőben ennek kibővülése várható. A magyar jogszabályi fejlődést figyelemmel kísérve pedig szinte biztosak lehetünk abban, hogy az elektronikus adatok szabványosítása csak most kezdődött el, és akár az elektronikus számlára, akár az elektronikus nyilvántartásokra gondolunk, ugyancsak további fejlődés várható. Czöndör Szabolcs cikkében, amely az Áfa-kalauz 2016/2-es számában jelent meg, a fentieken túl minden részletet megtudhat az elektronikus számlák megőrzéséről, és olvashat az elektronikus számlázás fejlődésének várható irányáról is. Forrás: https://ado.hu/ado/az-elektronikus-szamla-kiallitasa-befogadasa-es-megorzese/