Kell-e közgyűlés az adatvédelmi szabályzat elfogadásához?

A GDPR 2018. május 25-én életbe lépett az Európai Unió területén. A hatályba lépett rendelet kötelezte az adatkezelőket, hogy tevékenységük szabályait alkossák meg a törvénnyel összhangban. Mindenkinek aki személyes adatot kezel kötelezettsége a szabályzat elkészítése. Függetlenül attól, hogy magánszemélyről, kisvállalkozásról, vagy világcégről van szó. A térsasház is kezeli a tulajdonosok személyi adatait. Alapvetően a társasházi törvény alapján, valamint a követelések behajtása során (közös költség tartozás), és más helyzetek is előfordulhatnak, amikor adatkezelés válik szükségessé (költségosztók, szerződéskötés, stb.). Ennek szabályait a társasházi adatkezelési szabályzatban a törvényi előírásoknak megfelelően kell meghatározni, ettől nem lehet eltérni. Több hasonló szabályzata van a társasházaknak, ilyen például a tűzvédelmi szabályzat a számviteli törvény szerinti szabályzatok. Ezeket sem lehet közgyűlés elé vinni, hanem a szakemberekkel el kell készíttetni a szabályzatokat, és azt a képviseltre jogosultnak kell hatályba helyeznie és igyekezni betartatni azt. Ebben a legkonkrétabban az OTSZ (Országos Tűzvédelmi Szabályzat) fogalmaz. Az OTSZ kötelezi a közös képviselőt a szabályzat szakértővel való elkészítésére (a szakértő elérhetőségének a szabályzatban történő megadását is előírták). Előírja, hogy a szabályzatot a tulajdonosokkal meg kell megismertetni és azt be is kell tartani. Morogtunk is eleget, hogyan fogjuk ezt betartatni. Szerencsére a tulajdonosok jól felfogott érdekükben igyekeznek ezt betartani. Hasonlóan működik az adatkezelési szabályzat is. Van egy törvényi előírás, melynek szabályait alkalmazni kell a társasház működésére. A törvény konkrétan meghatározza az adatkezelés szabályait, nincs mozgásterük. Miről dönthetnének a tulajdonosok? Fontosabb kérdés az, hogy milyen legyen a szabályzat és milyen dokumentumokat használjon a közös képviselő. Az adatkezelési szabályzaton kívül szükség van egy adatkezelési tájékoztatóra, mely nem a jogi nyelvet használva, egyszerűbb és érthetőbb szövegezéssel ismerteti a szabályozás rendszerét. Ha a közös képviselő több házat kezel, önálló cégével, akkor a közös képviselő cégének (egyéni vállalkozásának) is el kell készítenie a szabályzatot. Az MTOSzSz partnere a társasházak részére mind a két okmányt elkészíti, plusz a közös képviselő szabályzatát is. További dokumentumokat biztosít az igénylők részére, ezek: tájékoztató az adatvédelmi szabályzat elkészültéről, tulajdonos változás bejelentése (hozzájárulási nyilatkozat) magánszemély és cég részére, társasházi okmányokba való betekintési nyilatkozat (SZVB, tusújdonos, stb.). közös képviselő részére kiegészítő okmányok. Egy konferencián elhangzott még egy furcsa információ. Az előadó szerint a közös képviselő csak a társasházi törvény szerint adhat ki adatot (szolgáltatók, bíróság). Kérdésre azt válaszolta, hoyg még a rendőrségnek sem lehet adatot kiadni. Remélem itt egyszerűen csak félreértettek valamit. A hatóságok részére kötelező az adatszolgáltatás a hatósági eljárás során! A GDPR nagyon részletesen meghatározza a hatóságok, kormányszervek adatkezelési kötelezettségeit! Igen komoly következménye lehet annak, ha valaki egy hatósági eljárás során tagadna meg egy adatszolgáltatást, ha az adat rendelkezésére áll! Például a társasház felügyeletét a jegyző látja el. A jegyzői eljárás esetén akkor nem adunk át semmilyen dokumentumot, ami személyes adatot tartalmaz? Ez még felvetésnek is rossz! Kérdésre olyan válasz is elhangzott, hogy a társasházi kör e-mailek sem működtethetők úgy, hoyg mindenki lássa az e-mailes anyagot. Ez is tévedés, a szabályzatban kell meghatározni a kör e-mail működését és elérhetőségeit, és akkor szabadon lehet használni a társasházi tulajdonosok körében. Ugyanez vonatkozik a honlapokra, elektronikus könyvelési rendszerekre. Az adatvédelmi szabályzat elkészíttetési kötelezettsége a közös képviselőt, intéző bizottságot,lakásszövetkezeti igazgatóságot terheli. Nem közgyűlésen kell elfogadni, hanem, amikor elkészült, közgyűlésen lehet tájékoztatnia a tulajdonosokat. De ehhez még közgyűlés sem kell, elég ha egy írásos tájékoztatást küldenek a a szabályzat elkészültéről, vagy a társasház honlapjára felteszik. Nagyon sok közös képviselő nem meri megrendelni a szabályzatot, hivatkozva arra, hoyg a tulajdonosok népkidobásnak érzik és félnek a tulajdoni reakcióktól. Az adatkezelési szabályzat segíti a közös képviselő munkáját. Szabályozottá teszi az iratbetekintést, az adatközlést. Végre nem megérzés alapján kell eldönteni, hogy egy bizonyos adatot átadhatunk-e egy másik tulajdonosnak vagy nem. Most még kicsi zökkenőkkel halad a szabályzott adatok kezelése. Amint meg lesznek az első hivatalos panaszok, hatósági intézkedések, akkor fognak véglegesen tisztázódni az egyesekben kétséget generáló kérdések. Kaplonyi György MTOSzSz elnöke